Antwoorden op een aanvraag: zo wordt het een boeking
Snelle reactie, een eindprijs en een duidelijke weg naar de boeking. Voorbeeldantwoord aan de gast en fouten waardoor een geïnteresseerde uiteindelijk elders boekt.
Hoe schrijft u een antwoord op een aanvraag dat een boeking oplevert? De geïnteresseerde heeft meestal meerdere accommodaties tegelijk benaderd en wie het eerst, concreet en vriendelijk reageert, wint. Marketingkennis is niet nodig, vier eenvoudige regels volstaan.
Eerste regel: laat de gast niet wachten
Optimaal is een paar uur, de bovengrens is een dag. Komt u niet meteen toe aan een uitgebreid aanbod, stuur dan minstens een kort „dank u, de exacte prijs schrijf ik u vanavond”. Aanvragen van het portaal MegaBooking komen rechtstreeks in uw mailbox en vergeet u er een, dan herinneren wij u eraan.
Tweede regel: noem een concreet bedrag
De geïnteresseerde heeft u de datum, het aantal volwassenen en de leeftijd van de kinderen verteld. Gebruik dat en vermeld de totaalprijs voor het hele verblijf, samen met wat erin zit. Een zin als „vanaf 30 € per nacht” roept alleen maar nieuwe vragen op.
Derde regel: noem wat de prijs omvat
Energie, beddengoed, schoonmaak, toeristenbelasting, sauna, huisdier – over elk daarvan moet iets worden gezegd. Een onaangename verrassing bij vertrek bederft ook een geweldig verblijf en komt terug in de beoordeling.
Vierde regel: laat zien wat er daarna komt
Schrijf hoe de boeking wordt bevestigd, welke aanbetaling moet worden voldaan, op welke rekening en tot wanneer de datum voor hem is gereserveerd. Is de werkwijze duidelijk, dan stelt de gast minder vragen en beslist hij sneller.
Voorbeeld van een goed antwoord
Goedendag mevrouw Nováková, dank u voor uw bericht. De periode 14 – 17 augustus voor twee volwassenen en twee kinderen (5 en 8 jaar) is bij ons vrij. Voor drie nachten komt dat op 360 € inclusief energie, beddengoed en eindschoonmaak; de toeristenbelasting is 1 € per persoon per nacht. De boeking bevestigen wij na ontvangst van een aanbetaling van 100 € op de hieronder vermelde rekening, en wel vóór vrijdag – tot die tijd houd ik de datum voor u vrij. Bij het chalet is een parkeerplaats, voor de kinderen een speeltuin en er is een kinderbedje. Voor vragen kunt u mij gerust bellen. Prettige dag, Ján
Wat te doen als de datum vol is
Stel een alternatieve datum voor of beloof dat u contact opneemt als er iets vrijkomt. De gast onthoudt de welwillendheid en kan de volgende keer juist bij u terugkomen.
Fouten die boekingen kosten
- Een antwoord na drie dagen, wanneer de geïnteresseerde al een ander verblijf heeft betaald.
- Een korte mededeling „vrij” zonder bedrag en voorwaarden.
- Kosten waarvan de gast pas bij het betalen hoort.
Veelgestelde vragen
Binnen welke termijn moet ik op een aanvraag antwoorden?
Hoe eerder, hoe beter: idealiter binnen enkele uren en uiterlijk binnen 24 uur. De geïnteresseerde schrijft namelijk meestal meerdere verhuurders tegelijk aan.
Wat moet een antwoord aan de gast bevatten?
De bevestiging dat de datum vrij is, de eindprijs van het verblijf, wat erin zit, de hoogte van de aanbetaling, de betaalwijze en de termijn waarbinnen u de datum vasthoudt.
Waar vind ik aanvragen op het portaal MegaBooking?
Ze komen per e-mail bij u binnen en verschijnen ook in uw paneel, waar u ook de statistieken van bekeken telefoonnummers en klikken op WhatsApp vindt.
